Sigma S7 – контроль продаж авиакомпании в реальном времени

Цели продукта

• Ускорить обработку данных по выполненным рейсам и предоставленным услугам
• Сократить трудозатраты на процессы учета и взаиморасчетов с контрагентами и партнерами
• Дать руководству ясную и точную картину бизнеса по состоянию на текущий момент
• Обеспечить информационным системам S7 доступ к актуальным и достоверным данным по продажам

Решение

Система учета доходов Sigma автоматически обрабатывает данные по проданным билетам и оказанным услугам, формирует счета партнерам S7 по интерлайн-перевозкам*, позволяет создавать претензии для агентов.

• Продукт True Engineering позволяет обрабатывать данные по продажам авиакомпании в момент их поступления из внешних источников.
• Сотрудники S7 практически избавлены от ручной работы по взаиморасчетам агентами (продавцами билетов) и партнерскими авиакомпаниями.
• Проектная команда создала систему из более чем 100 контролей, чтобы автоматически искать ошибки в документах, выверять данные, исправлять простые расхождения
• В пиковые периоды решение обрабатывает более 2500 транзакций в минуту.

*  Интерлайн — партнерское соглашение между авиакомпаниями о совместных перевозках пассажиров.

Первый шаг – разобраться в процессах

В самом начале проекта мы глубоко погрузились в стандарты отрасли, изучили работу старой системы. Целью было понять, как протекают процессы: расценка, подготовка документов и расчетных писем, взаимодействие с аэропортовыми службами.

Поняли, что по сути своей сервис представлял собой очень мощную Excel-таблицу. Сотрудники вносили данные по цепочке, система их обсчитывала. Многое зависело от пользователей, которые должны были вручную привести данные к целевому состоянию, причем действия нужно было проводить последовательно – если нет «А», то не получится и «Б».

То есть фактически доля автоматических операций была далека от 100%, т.к. на всем протяжении процесса требовалось непосредственное участие сотрудников.

Как шла разработка

Мы применили гибридную модель: вместо того, чтобы долго разрабатывать большую систему, внедряли продукт по частям.

Преимущества гибридной модели:

• Переход на новое решение проходит бесшовно и с минимальным влиянием на процессы заказчика.
• Компания быстрее получает осязаемый результат, может оценить эффективность нового решения уже на первых шагах.
• У сотрудников есть время привыкнуть к новым инструментам, постепенный запуск функциональных блоков упрощает обучение.

Сначала декомпозировали учет и взаиморасчеты на отдельные части: продажи от прямых агентов и агрегаторов (так называемые нейтральные среды – BSP, IRC, ТКП), работа с глобальными системами бронирования (GDS), перевозки грузов, подготовка данных для бухгалтерии и учета.

Далее команда брала функциональные модули один за другим, создавала соответствующий блок, переносила исторические данные из старой системы, тестировала, открывала функции пользователям.

В каждом случае сначала шел переходный период, когда старые и новый модули работали параллельно – мы оценивали эффективность, исправляли ошибки, которые проявлялись в реальных рабочих условиях. Добивались того, чтобы новая система обеспечивала такой же результат, что и старая. Так модуль за модулем мы ввели новое решение в бой.

Архитектура как преимущество

Мы предложили архитектуру по принципу конвейера: данные сами двигаются по процессу, система обогащает их, запрашивает информацию из множества источников: глобальных систем расписания, тарифных баз, межотраслевых информационных систем.

В основе учетные системы отраслевые алгоритмы работы с данными, собственные технологии S7, клиринговые правила, процедуры выставления и согласования счетов.

Везде, где возможно, операции проходят параллельно. Только если в данных обнаруживается ошибка, транзакция поступает на проверку специалисту S7.

Результат – 99% операций обрабатывается автоматически. Оставшийся 1% – это результат внешних факторов, например, изменение базы тарифов.

Как это работает

1.  «Сырые» данные по продажам поступают в Sigma из обменных файлов или онлайн-источников.
2. Система формирует транзакции, которые записываются в базу данных.
3. Транзакции проходят проверки на ошибки.
4. Сотрудник авиакомпании исправляет несоответствия, если таковые обнаружены.
5. Закрытие дня – отдельно по прямым агентам и нейтральным средам.
6. Создаются расчетные письма – основной документ для взаиморасчетов между авиакомпанией и ее агентами.
7. Письма поступают в личные кабинеты на агентском портале S7.

Ручная проработка автоматических процессов

Чем быстрее обрабатываются данные, тем быстрее S7 может выставить счета контрагентам и получить прибыль. Для ускорения этих процессов, мы вместе с заказчиком разбили проверку транзакций на несколько частей:

• Счет формируется, когда система обрабатывает 80 % транзакций
• Оставшиеся 20 % попадают в следующий счет
• По каждому процессу мы проработали тайминг – как быстрее обеспечить прибыль
• Чтобы ускорить результат, в одних случаях добавляем вычислительных мощностей, в других – дорабатываем логику алгоритмов

Успех – с первых результатов

Уже на стадии MVP система доказала свою работоспособность. Параллельная обработка данных ускоряла процессы, автоматизация разгрузила сотрудников. Исправить 1-2 явных ошибки – совсем не то же самое, что перепроверить 30-40% транзакций.

В S7 появилась собственная база экспертизы. Методологи авиакомпании понимают, как работают алгоритмы, участвуют в развитии продукта вместе с командой аналитиков и разработчиков True Engineering. Вместе они превращают потребности бизнеса в алгоритмы, которые воплощаются в новых функциях продукта.

Заказчик обеспечивает себе полный контроль над продуктом. Система не прекратит работать из-за санкционных рисков, ухода вендора с российского рынка и прочих внешних факторов.

Система развивается вместе с бизнесом. Гибкая архитектура помогает быстро отвечать на внешние потребности. Наша цель – обеспечить минимальный TTM новых функций.

Чтобы дополнительно повысить эффективность Sigma, ее внутренние процессы мы вписали в существующий рабочий распорядок S7:

• Основные расчеты происходят ночью и ранним утром
• Начало рабочего дня в Новосибирске – система предоставляет на проверку транзакции, которые не удалось обработать автоматически.
• К 10 утра по Москве центральный офис получает готовые к работе, проверенные данные о продажах за прошлый день

Результаты

• Контроль и управление основным бизнесом S7 – все процессы продажи и реализации авиационных услуг связаны в единую цепочку.
• Автоматизация сложной работы – cотрудники авиакомпании избавляются от множества ручных операций по обработке пролетов и контролю продаж.
• Увеличение производительности труда – авиакомпания получает технологический фундамент для развития высокотехнологической экспертизы.
• Сокращение трудозатрат – обслуживанием старой учетной системы занимались около 200 человек, с Sigma работают всего 30 сотрудников.
• Рост и развитие – высокий уровень автоматизации позволяет масштабировать бизнес без раздувания штата.