График отпусков — один из ключевых сервисов enterprise-решения для управления корпоративными процессами «Лемана ПРО». Им пользуется практически каждый сотрудник компании: цифровой продукт позволяет планировать отпуск с учётом графика коллег и сезонности продаж, а руководителям — управлять загруженностью отдела.

На старте проекта автоматизация планирования отпусков в компании полностью отсутствовала. Тысячи сотрудников подавали заявки в бумажном виде, весь документооборот ложился на кадровую службу. В сжатые сроки — за один ноябрь — нужно было собрать и согласовать отпуска на следующий год для десятков тысяч человек.

Первая версия сервиса появилась ещё в 2013 году на базе корпоративного портала. За десять лет продукт прошёл несколько итераций: переехал на микросервисную архитектуру, получил новый дизайн и расширился на другие страны — сегодня сервис работает и в России, и в Казахстане.

Задача на каждом этапе оставалась неизменной: сделать сервис удобным для десятков тысяч сотрудники с разным уровнем цифровой грамотности, автоматизировать процесс согласования и свести бумажный документооборот к нулю.

Переезд на новую архитектуру стал точкой для полного переосмысления пользовательского интерфейса. Визуальный стиль продукта разрабатывался на основе общей концепции корпоративного портала — мы адаптировали её под задачи сервиса и выстроили сценарии для всех пользователей.

Аудитория сервиса широкая — сотрудники разного возраста и уровня владения компьютером. Мы выстроили логику так, чтобы пользователь легко ориентировался, вовремя получал уведомления о согласовании и мог быстро скорректировать планы в случае отказа. Это снижает количество вопросов и делает взаимодействие с сервисом предсказуемым.
В компании действуют не только требования законодательства, но и внутренние регламенты: дополнительные дни отдыха, ограничения и корпоративные условия. Интерфейс помогает следовать этим правилам и исключает ошибки — корректность обеспечивается на уровне логики системы.

Пик нагрузки приходится на ноябрь: за один месяц тысячи сотрудников подают заявки, и руководители должны быстро в них ориентироваться. Мы сделали график наглядным: цветовая индикация и система обозначений позволяют сразу считывать статус отпусков. Руководители могут управлять списком сотрудников, чтобы быстро находить пересечения внутри нужной группы, а переключение масштаба между годом и месяцем помогает точнее оценивать загрузку команды. Когда процесс больше не требует ручного контроля, можно включить автоматическое согласование.

Мы последовательно развивали сервис: проводили исследования, тестировали гипотезы и дорабатывали интерфейс на каждой итерации. В результате сократили объём бумажного документооборота, ускорили согласование и снизили нагрузку на сотрудников.
За два года сервисом для планирования отпусков стали пользоваться 88% сотрудников компании — более 30 000 человек. Пользователи отмечают удобство, понятность процессов и стабильную работу решения.