Согласование отпусков с помощью enterprise-системы Camunda

Цели и задачи продукта:  

Как и в любой компании, наши сотрудники ходят в отпуск, с чем связано немало бюрократических проволочек. Отпуск нужно согласовать, успеть передать данные в бухгалтерию, чтобы сотруднику вовремя пришли отпускные. И чем больше в компании становится отделов, подразделений и сотрудников, тем сложнее становится согласование. Целью стало:

1. Автоматизировать процесс оформления отпусков. 

2. Создать прозрачную систему, в которой каждый сотрудник самостоятельно может запланировать и согласовать отпуск в несколько кликов.  

3. Сократить трудозатраты и риск ошибок, связанных с ручным переносом данных об отпусках в 1С.

Анализ, подготовка: 

Чтобы облегчить этот процесс в нашей компании, мы автоматизировали его с помощью enterprise-системы Camunda.  

1.       Продумали логику подбора согласующих  

2.       Обновили интерфейс всего продукта  

3.      Интегрировали с 1С 

4.      Покрыли продукт автотестами  

Почему выбрали Camunda ?

Это удобное решение для визуализации и программирования бизнес-процессов. Camunda позволяет гибко регулировать настройки продукта, менять входящие параметры: периоды для определения действия постановления, условия поиска, настройки рассылок.

В первую очередь это позволяет управлять процессом с помощью визуального BPMN редактора.  Для внесения изменений достаточно скорректировать BPMN процесс, не нужно менять код приложения и применять разработку.

Второе – простота диагностики. В Camunda хорошо видно, на каком экземпляре или шаге процесса возникла проблема, какие данные были на входе или при завершении задачи и т. д. И третье – это интеграция с 1С. 

Решение  

Основные функции продукта:  

·                    Предоставление сотрудникам информации о доступных днях отпуска;

·                    Просмотр информации о накопленных отпускных днях, которые сотрудник не успел потратить за год в силу специфических причин;

·                    Самостоятельное оформление заявок на отпуск; 

·                    Формирование удобного графика для каждого сотрудника;

·                    Просмотр информации о графике коллег;

·                    Удобный процесс согласования в несколько кликов;

·                    Минимальное количество согласующих (1-3  человека).

 Результаты, преимущества  

Наше решение позволяет сотруднику быстро подавать заявки на будущие отпуска, а руководителям согласовывать или отклонять эти заявки, минуя бумажную волокиту.

 1. Экономия времени: сервис позволяет сократить время, затрачиваемое на ручное формирование отпусков благодаря оптимальному подбору согласующих и интеграции с 1С. 

2. Уменьшение ошибок: при планировании отпуска сервис формирует список согласующих исходя из занятости сотрудника на проектах, не допускает пересечений с другим отпуском сотрудника, не позволяет запланировать только выходные или праздники, напоминает сотруднику и согласующему о необходимости согласовать или о ближайшем отпуске.

3. Удобство для согласующих: они могут быстро и легко просмотреть заявки на отпуск, проверить их совместимость с графиком работы и другими отпусками в команде, и принять решение. 

 4. Прозрачность: сотрудники видят, кто из коллег уже выбрал даты отпуска, что помогает избежать пересечения дат и конфликтов. Сервис подскажет, сколько дней доступно для планирования и сколько будет израсходовано в планируемом отпуске.

5. Удобство для HR-специалистов: они быстро и легко могут контролировать процесс формирования отпусков, а также генерировать отчеты и необходимые документы.  

6. Удобство для бухгалтерии: после согласования отпуска данные автоматически падают в 1С.