Автоматизация командировок для Leroy Merlin

Теперь сотрудники и руководители могут самостоятельно оформлять даже самые сложносочиненные командировки и авансовые отчёты как в мобильной, так и в десктопной версии портала. Количество бумажных документов сведено к минимуму. И все заявки, и отчеты по всем филиалам обрабатывает централизованная служба бухгалтерии в центральном офисе.

Создание заявки на командировку

Сотрудник может оформить командировку как на себя, так и на другого человека, например, если он едет вместе с коллегой или поручает завести командировку ассистенту.

Заполнение параметров командировки:

Указать город или несколько городов.
Уточнить период командировки и цели визита.
Выбрать подразделения, за счёт которых организуется командировка.
Выбрать согласующего сотрудника или его заместителя, если он в отпуске.
Добавить выходные дни, если сотрудник планирует задержаться в городе по личным делам.
Указать, нужен ли аванс, после чего система автоматически рассчитывает суточные.
Уточнить расходы на проживание и транспорт, по необходимости добавить комментарии.
Принять условия предоставления аванса и отправить заявку.

Согласование командировки

После создания командировки заявка формируется и уходит на согласование.

Руководитель видит все детали по запросу. Если его интересует, как получилась запрашиваемая сумма, он может навести курсор на аванс и увидеть все составляющие.

Руководитель имеет возможность:

Согласовать или отклонить заявку с указанием причины.
Написать комментарий и задать уточняющие вопросы.
Подтвердить перечисление аванса,
Посмотреть отчет по сотруднику или подразделению по расходам и задолженности,
Посмотреть историю командировок.

После того, как заявка проходит этап согласования, данные поступают в «БОСС-Кадровик», где ей присваивается номер приказа и дата.

Создание отчёта о командировке

В течение 30 дней по завершении командировки сотрудник должен создать отчёт. Как мы помогаем заполнить его корректно:

Действуем пошагово: система ведёт сотрудника по процессу по шагам, и он последовательно заполняет данные, указывает типы расходов, прикрепляет необходимые документы.
Минимизируем количество бумажных документов. Почти все документы можно прикреплять в электронном виде, кроме посадочных билетов. Но благодаря интеграции с агентствами Аэроклуб и Korteus, в случае передвижения на самолете и покупки билета через агентство, сотрудник вводит только номер билета и не прикладывает вручную посадочный билет. Агенты сами сформируют нужные справки через 24-72 часа с момента конечной посадки самолета, а наш сервис их подгрузит. Такая же интеграция планируется с гостиницами.
Проверяем полноту заполнения: Если какое-то обязательное поле останется незаполненным или не был вложен необходимый документ, отчёт не будет сформирован. Система подскажет, где не хватает каких-то данных или документов.
Ставим электронную подпись, отправляем отчёт на согласование.

Согласование авансового отчёта

Руководитель проверяет авансовый отчёт: нет ли ошибок в данных, правильно ли указаны суммы по расходам.

Это последний этап, когда можно внести комментарии, задать вопросы и добавить изменения. Если все данные заполнены верно, то в бухгалтерии создается отчёт в 1С.

Заключительный этап – подписание авансового отчёта

После утверждения авансового отчёта руководитель должен его подписать. Система формирует PDF документ авансового отчета, руководитель проверяет его и переходит к подписанию простой электронной подписью.

Идентификация сотрудника происходит через отправку SMS-кода на его телефон. Так система создает уникальный идентификатор электронной подписи для документа.

В результате сервис командировок позволяет:

Легко пройти все этапы от создания командировки, до подписания отчёта. Сотрудник не запутается в подаче документов, а всплывающие подсказки помогут сориентироваться в непредвиденных ситуациях.
Совершать меньше ошибок, благодаря автоматическим проверкам и процедуре согласования.
Ускорить подготовку авансовых отчётов.
Сократить бумажный документооборот за счет интеграции с тревел-агентствами.
Собрать аналитику и создать архивы данных, где вся информация о командировках будет храниться централизовано и в едином формате.