Как мы оцифровали «кафетерий льгот»

У нашего заказчика 23 тысячи сотрудников, разбросанных по 30 филиалам по всей стране. Система кафетерия социальных льгот в компании используется уже достаточно давно. В основе «кафетерия»  накопительная система баллов. Баллы начисляются за стаж работы в компании, уровень профессионализма и всякие трудовые подвиги. На что потратить свои бонусы, каждый решает сам.

Сотрудники знают, что за два месяца с 1 июня по 31 июля нужно выбрать, как распорядиться баллами. И в течение этих месяцев все 23 тысячи сотрудников спешат оформить свои заслуженные «премии».

Как мы технологично упаковали кафетерий

Раньше реализация была не очень технологичной. Каждый руководитель отдела собирал заявки c каждого сотрудника. Потом отдавал собранные данные специалисту по управлению персоналом. Тот вносил всех в Excel-таблички на SharePoint: «Детские лагеря», «ДМС» и «Обучение». Теперь руководителя исключили из этой цепочки, да и ногами никуда ходить не надо. Больше никаких табличек! Всё происходит через корпоративный портал.

Чтобы реализовать эту цепочку решений (начислить баллы – выбрать вознаграждение – списать баллы – надлежащим образом оформить нужную услугу) мы разработали модуль на корпоративный портал, интегрировали его с 1С и БОСС.Кадровик. 

Как все устроено:

• Из БОСС.Кадровик берем информацию о прогрессивном стаже и зарплате.
• В личном кабинете сотрудник видит, сколько он накопил баллов, и оформляет услугу, которая ему нужна и доступна (по баллам).
• Через интеграцию с 1С оформляем возмещение расходов за обучение.

Модуль «Кафетерий льгот» имеет два представления: для сотрудников и для специалистов по персоналу. Технологически разграничение пользователей реализовано по индивидуальным сетевым логинам и паролей.

Сотруднику в личном кабинете доступна информация о льготах и структуре их стоимости, все индивидуальные предложения. Там же можно добавить данные о его родственниках. Некоторые услуги, в том числе ДМС, оформляются на условиях софинансирования — часть оплачивает компания, а часть удерживается из зарплаты, все это отображено и оформляется на портале.

Через кафетерий сотрудник также может оформить компенсацию за профессиональное обучение, спорт и отдых. В личном кабинете нужно указать цель траты, приложить подтверждающие документы (чеки, договор) — и компания возместит эту сумму.

У специалиста по персоналу есть портал администратора. Через него сотрудник может прокомментировать заявку, сменить статус (одобрить или отказать с объяснением причин) и отправить документы на исполнение.

Там же можно посмотреть документы, которые сотрудник приложил к заявке. Например, подтверждающий чек из фитнесс-центра, если работник хочет получить эту компенсацию.

Далее специалист по персоналу выгружает заявки всех желающих. Оформляет путевки в детские лагеря. Информацию по ДМС отправляют в страховую компанию. Все отчеты к исполнению выгружаются одной кнопкой — и сразу в необходимом формате.

После оформления полиса ДМС специалист по управлению персоналом загружает этот документ в корпоративную сеть. И потом сотрудник просто получает личное сообщение с этим документом и инструкциями.У нашего клиента, ритейлера, в основном это работники зала, не офисные сотрудники, поэтому этот канал информирования для них максимально удобен.

Технологические перспективы – бонус для ценителей

Мы собираемся переработать весь корпоративный портал, на котором работает кафетерий льгот в платформу корпоративной коммуникации, не ограниченную возможностями SharePoint.

Архитектурные принципы будущей платформы таковы: микросервисная архитектура, контейнеризация, Continuous Delivery, High Availability, UIKit, единый мониторинг и диагностика, Business Activity Monitoring.

После всех этих изменений кафетерий льгот архитектурно будет выглядеть так:

Теперь никаких лишних бумажек и согласований. Всё просто. И рядовым сотрудникам стало приятнее работать, и начальники более сфокусированы на важных задачах, поскольку меньше отвлекаются на рутину. HR же больше времени может уделить людям и креативным задачам.